gdpr rgpd politica mesa limpia 19. julio 2018

Política de mesa limpia y el RGPD/GDPR

La «política de mesa limpia» regula el tratamiento seguro de los datos en el lugar de trabajo

  • Al salir de trabajar, hay que bloquear los ordenadores
  • Las carpetas se guardan en armarios con cierre y se impide el acceso a los archivos digitales
  • Los documentos en papel se destruyen con una máquina o a través de un servicio de recogida
  • La supresión de datos se debe documentar, a fin de acreditar posteriormente
  • En la medida de lo posible, los documentos no se dejan abiertos por ahí ni se llevan de viaje o a casa. A cualquiera se le puede olvidar una carpeta importante en el tren…

Lugares de la oficina donde un intruso/persona ajena a la empresa podría obtener datos personales:

Papelera: una de las principales fuentes de información para un intruso es la basura donde hay documentos hechos una bola de papel.

Cartas y facturas: las que se encuentran a primera vista pueden contener información sobre clientes y proveedores, así como datos valiosos.

Pizarra blanca o rotafolio: en las reuniones se suelen utilizar y al acabarse deben limpiarse o guardarse.

Documentos: si se dejan deliberadamente en cualquier sitio como en la mesa de trabajo sin ser archivados en una carpeta, pueden contener datos importantes que un intruso podría robar.

Tarjetas de visita y direcciones: un delincuente podría utilizar sus contactos comerciales para asumir otra identidad.

Calendario: prácticamente todas las oficinas tienen uno. Si cualquiera puede acceder a él, contendrá información como nombres de clientes, citas y datos similares.

Post-it (notas): a menudo escribimos en los llamativos post it de colorines alguna contraseña a la vista de todo el mundo… también solemos anotar datos concretos que aunque no parezcan confidenciales, cualquier intruso podría combinarlo con otros datos.

Llaves: las llaves de los despachos y los archivadores no se deben guardar cerca de estos y solo se deben entregar a personas autorizadas.

Impresoras: es muy fácil olvidarse papeles en las impresoras. A veces hay también un cajón al que puede acceder toda la oficina.

Carpetas: no debe ser posible acceder libremente a datos confidenciales.

Archivadores: estos contienen datos confidenciales y se deben cerrar al abandonar la oficina.

Copias de seguridad: no deben ser fácilmente accesibles y tampoco se deben guardar cerca de los documentos originales.

Memorias USB: son muy prácticas, tanto para nosotros como para los intrusos. Con frecuencia contienen datos confidenciales que normalmente no están codificados. Además pueden transferir malware o virus a los ordenadores.

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