Know your customer prinzip
17. September 2020

Das Know Your Customer (KYC) Prinzip in der Geldwäscheprävention

  1. Einleitung
  2. KYC als Bestandteil von Customer Due Diligence
  3. Definition: Was ist das Know Your Customer Prinzip? 
  4. Wer ist zur KYC Prüfung verpflichtet? 
  5. Welche Informationen sind Bestandteil einer KYC Prüfung?
  6. Wie Sie ein Bewusstsein für Geldwäsche-Aktivitäten in Ihrem Unternehmen etablieren 

Obwohl der Ausdruck „Know Your Customer“ (KYC) den meisten Menschen unbedeutend erscheinen mag, hat er in der Geschäftswelt eine sehr wichtige Bedeutung. In diesem Prozess prüfen Unternehmen die Identität von Kunden oder Geschäftspartnern, mit denen sie Geschäfte machen. In ähnlicher Art und Weise führen auch Banken eine “Know Your Customer – Prüfung” durch, um die Legitimität des Kunden und seiner Identität zu prüfen. 

Banken und Unternehmen aller Größen sind zu großen Verfechtern von KYC geworden. Es wird immer üblicher, dass Banken und Unternehmen von ihren Kunden detaillierte Informationen zur Bestimmung der Identität verlangen. So stellen die Institutionen sicher, dass Kunden und Geschäftspartner nicht in Korruption, Bestechung oder Geldwäsche verwickelt sind. 

Was es mit der KYC Prüfung auf sich hat und welche Schritte wesentlicher Bestandteil einer korrekten Prüfung sind, darüber klären wir in diesem Beitrag auf. 

KYC als Bestandteil der Customer Due Diligence 

Die Prüfung von Kunden und Geschäftspartnern nach den Vorgaben des “Know Your Customer” Prinzips stellen einen relevanten Teil der (Customer) Due Diligence Prozesse im Allgemeinen dar. 

Due Diligence bezeichnet einen Prüfprozess, in dem Stärken und Schwächen sowie Chancen und Risiken von Unternehmen in Bezug auf wirtschaftliche und rechtliche Geschäftsvorgänge analysiert werden. Auch als Gefährdungsanalyse bezeichnet, soll Due Diligence Unternehmen vor potentiellen Risiken schützen

Anlässe für eine Due Diligence Prüfung in Unternehmen sind vielfältig und umfassen unter anderem die folgenden Geschäftsprozesse: 

  • Mergers & Acquisitions
  • Vermeidung von Reputationsschäden
  • Prävention von Geldwäsche und Wirtschaftskriminalität 

Im Hinblick auf die Prävention von Geldwäsche und Wirtschaftskriminalität kommt die Customer Due Diligence in’s Spiel. Hauptbestandteil dieser Analyse ist schließlich die Know Your Customer Prüfung.  

Definition: Was ist das Know Your Customer Prinzip? 

Die Begrifflichkeit “Know Your Customer”, oder kurz KYC, bezieht sich auf Identifizierung und Überprüfung von Neu- sowie Bestandskunden durch Unternehmen und Kreditinstitute. Anlass dieser Prüfungen sind Anforderungen an Geschäftsbeziehungen, die durch das Geldwäschegesetz reglementiert sind. 

Diese Form der Gefährdungsanalyse hat zum Ziel, potentielle Risiken in der Anbahnung von Geschäftsbeziehungen zu überprüfen und aufzudecken. Doch nicht nur für Neukunden sieht das Gesetz eine Prüfung von Identität und Geschäftsaktivitäten vor.
Die Novellierung des Geldwäschegesetzes nimmt Unternehmen in größerem Umfang in die Pflicht. Seither müssen auch Bestandskunden sowie bestehende Geschäftspartner im Rahmen der KYC-Prüfung eingehend auf etwaige Verwicklungen in Korruption, Bestechung und Geldwäsche untersucht werden. 

Der konkrete Umfang der Prüfung hängt im individuellen Fall von dem eingeschätzten Risikolevel der Geschäftsbeziehung ab. Welche Faktoren hierzu eine Rolle spielen, erläutern wir im weiteren Verlauf dieses Beitrags. 

Generell sollte die Know Your Customer Prüfung fester Bestandteil des Compliance-Management-Systems eines Unternehmens sein. Doch muss jedes Unternehmen einen funktionierenden KYC-Prozess einrichten? 

Wer ist zur KYC Prüfung verpflichtet? 

Die Pflicht einer KYC-Prüfung ergibt sich vor allem für Unternehmen und Institutionen, deren Hauptgeschäft sich mit finanziellen Transaktionen beschäftigt. Als solche sind vor allem Unternehmen der folgenden Bereiche betroffen und verpflichtet: 

  • Banken
  • Kreditinstitute
  • Wirtschaftsprüfer
  • Steuerberater
  • Immobilienmakler
  • Güterhändler 

Natürlich kann es auch in anderen Unternehmen dazu kommen, dass die KYC als eine aufklärende Maßnahme angewandt wird. Auf diese Weise können Unternehmen sicherstellen, dass sie legal und mit legitimen Geschäftspartnern in eine Geschäftsbeziehung eintreten. 

Beispiel: 

Ein Unternehmen mit Fokus auf innovativer Lasertechnologie erhält regelmäßig Aufträge aus dem Ausland. Das Unternehmen sollte gerade bei Anbahnung der Geschäftsbeziehung mit ausländischen Kunden prüfen, welches Unternehmen bzw. welche wirtschaftlich Berechtigten im Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen. 

Doch auch bei Bestandskunden ist eine fortlaufende Beobachtung der Geschäftsbeziehung und der Transaktionen ratsam. Teilt der Kunde etwa eine Änderung der Kontoverbindung für eine Rücküberweisung mit, ist Aufmerksamkeit geboten. Schlechtestenfalls unterstützen Unternehmen bei einer ungefragten Rücküberweisung auf ein neues Konto aktiv Geldwäsche-Aktivitäten.   

Allgemeine Sorgfaltspflichten
– Kriterien, die Unternehmen zur Prüfung verpflichten

Die allgemeinen Sorgfaltspflichten sind vom Gesetzgeber dokumentiert, um Unternehmen Rahmenbedingungen für die Prüfung von Kunden und Geschäftspartnern darzulegen. 

Taffelbild_Warnsignal erkennen

Vor allem neue Geschäftsbeziehungen sind Anlass für eine erste Prüfung. Je nach Unternehmen sollte diese Prüfung mehr oder weniger detailreich durchgeführt werden. Die genauen Anforderungen an unterschiedliche Prüfungsprozesse beleuchten wir im nächsten Abschnitt. 

Darüber hinaus sollten auch Hinweise bzw. Warnsignale, die auf Geldwäsche hinweisen, im Einzelfall explizit geprüft werden. Ändert sich etwa der Ansprechpartner eines Kunden oder Geschäftspartners, so sollte die Identität der Kontaktperson validiert werden. Durch diese Maßnahme können Unternehmen etwaigen Identitätsdiebstahl frühzeitig ausschließen und die Legitimität der Geschäftsbeziehung bestätigen. 

Ein weiteres Kriterium, das den allgemeinen Sorgfaltspflichten zuzuordnen ist, sind Bargeldtransaktionen über 10.000 Euro. Sobald dieser Betrag überschritten wird, müssen Unternehmen eine Prüfung durchführen. 

Know Your Customer Geldwäsche

Betrachten wir nun, welche Schritte zu einer Know Your Customer Prüfung gehören müssen, und in welchen Fällen eine grundständige Prüfung ausgeweitet werden sollte. 

Welche Informationen sind Bestandteil einer KYC Prüfung? 

Wie wir bereits erläutert haben, gibt es zahlreiche Anlässe, die eine KYC Prüfung begründen. Neben dem Onboarding eines neuen Geschäftspartners sind auch Transaktionen über eine neue Kontoverbindung oder in ungewöhnlicher Höhe Gründe für eine Prüfung von Bestandskunden. Welche Schritte setzt eine KYC-Prüfung allerdings genau voraus? 

Die Mindestanforderungen der KYC Prüfung für Vertragspartner umfasst die folgende Abfrage von Informationen: 

  1. Identitätsprüfung
    Natürliche Personen müssen sich mithilfe eines gültigen Ausweisdokuments identifizieren. Die angegebenen Daten werden mittels Datenbanken verifiziert, um sicherzugehen, dass kein Identitätsdiebstahl vorliegt. 

Ergänzt wird diese Abfrage durch die Anforderung von Dokumenten, die den Wohnort der zu überprüfenden Person eindeutig bestimmt. 

Juristische Personen können anhand des Handelsregistersauszugs oder, auf internationaler Ebene, vergleichbarer Dokumente identifiziert werden. 

  1. Besitzverhältnisse

Diese Prüfung bezieht sich auf die KYC Analyse im Hinblick auf juristische Personen bzw. Organisationen. Es wird überprüft, welche Vertretungsorgane implementiert sind und wie die Eigentums- und Kontrollstruktur beschaffen ist. Je nachdem, welches Ergebnis diese Prüfung hervorbringt, werden beteiligte natürliche Personen einer separaten Prüfung unterzogen. 

  1. Wirtschaftlich Berechtigte

Unabhängig von der Kontrollstruktur gibt es in Unternehmen unterschiedliche sog. “wirtschaftlich Berechtigte”. Mithilfe des Transparenzregisters können Unternehmen überprüfen, welche Personen an Unternehmen beteiligt sind. Zusätzlich wird geprüft, ob Beteiligte auf Sanktions- oder PEP-Listen gelistet sind, die eine tiefergehenden Prüfung erforderlich machen würden. Alles in allem geht es auch darum, den Ursprung von Geldern und Vermögen nachvollziehen zu können.     

Diese grundsätzlichen Überprüfungen werden im Einzelfall ergänzt durch weiterführende Prüfungsprozesse. Dabei sind es vor allem politisch exponierte Personen (PEP), Nicht-Präsenz- Geschäfte und Geschäftsbeziehungen mit Personen und Organisationen aus Drittländern, die eine detaillierte KYC-Prüfung erfordern. 

Im Zuge einer eingehenden Prüfung werden bei natürlichen und juristischen Personen gleichermaßen die Geschäftsaktivitäten untersucht. In welcher Branche ist der Geschäftspartner tätig? Sind in der Vergangenheit negative Pressemitteilungen erschienen? Gab es in der Vergangenheit auffällige Transaktionen?

Handelt es sich bei einer natürlichen Person um eine politisch exponierte Person, finden verstärkte Sorgfaltspflichten Anwendung. Verstärkte Sorgfaltspflichten können dabei bis zur Überwachung von Transaktionen und Geschäftstätigkeiten durch die BaFin reichen. 

In jedem Fall muss der gesamte Prüfungsprozess von Unternehmen dokumentiert werden. Zur Dokumentationspflicht gehören neben Informationen zu den Beteiligten der KYC-Prüfung sowie dem Ergebnis der Prüfung auch nachträgliche Änderungen des Prüfungsbefunds. Zudem müssen Informationen und Dokumente im Hinblick auf Vertragspartner und wirtschaftlich Berechtigter aufgezeichnet und für 5 Jahre aufbewahrt werden.   

Folgen bei Nichteinhaltung von Dokumentationspflichten 

Ist die Nichteinhaltung der Dokumentationspflicht gegeben, kann von einer Verschleierung von Geldwäsche relevanter Aktivitäten ausgegangen werden. Wie im Fall der Deutschen Bank geschehen, erwartet Unternehmen in diesem Fall, je nach Ausmaß, verschiedene Arten von Sanktionen und Einbußen. Neben Geldbußen erleiden Unternehmen Reputationsschäden durch fehlende Compliance mit den Anforderungen des Geldwäschegesetzes. Mögliche Folgen können abhängig von der Schwere des Vergehens allerdings auch Haftstrafen und den Entzug der Geschäftserlaubnis bedeuten. 

Ein Bewusstsein für Geldwäsche in Ihrem Unternehmen etablieren

Um all diesen Folgen vorzubeugen und das Vertrauen künftiger Geschäftspartner in Ihrem Unternehmen nicht zu gefährden, sollten Unternehmen zumindest einen funktionsfähigen KYC-Prüfungsprozess in ihrer Organisation installieren. 

In vielen Fällen lastet der Prüfungsprozess lediglich auf einzelnen Mitarbeitern aus bestimmten Abteilungen. Letzten Endes haben Betrüger und Geldwäscher allerdings zahlreiche potentielle Einstiegspunkte, um Unternehmen für ihre Geldwäsche-Aktivitäten zu missbrauchen. Eine flächendeckende Aufklärung für Mitarbeiter ist für viele Unternehmen nur unter großem Aufwand möglich. 

Aus diesem Grund haben wir von lawpilots für Unternehmen innovative Mitarbeiter-Schulungen entwickelt. 

Mit unserer Online-Schulung Prävention von Geldwäsche und Terrorismus-Finanzierung haben Mitarbeiter die Gelegenheit, innerhalb von nur 15 Minuten einen Einblick in Geldwäsche-Grundlagen zu erlangen. Zudem werden Mitarbeiter darüber aufgeklärt, wie sie Warnsignale erkennen können, um Hilfe zur Geldwäsche zu verhindern. Unternehmen haben auf diesem Wege die Möglichkeit, potentielle Gefahrenstellen des Geldwäsche-Missbrauchs und der unwillentlichen Finanzierung organisierter Kriminalität auf effiziente und spielerische Art und Weise zu minimieren

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