Datenschutz in Corona-Zeiten

Die Maßnahmen zur Eindämmung der Corona-Pandemie verlangen von vielen Mitarbeitern und Unternehmen nicht nur erhöhte Flexibilität, sondern auch digitalen Mut. Denn eine der verbreitetsten Begleiterscheinungen der Pandemie war und ist immer noch der Ausbau der Homeoffice-Möglichkeiten. 

Bereits im ersten Lockdown arbeiteten etwa 49 % aller Berufstätigen in Deutschland von zu Hause aus. Der Anteil der täglichen Homeoffice-Arbeit stieg dadurch im Vergleich zu 2019 um 116 %.

Corona-Office

Der Begriff Corona-Office steht für das durch die Maßnahmen zur Eindämmung der Corona-Pandemie schnell improvisierte Arbeiten von zu Hause. Viele Unternehmen waren vor März diesen Jahres nicht darauf eingestellt, die meisten ihrer Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten zu lassen. Dies zeigte sich vielerorts durch mangelhaft digitalisierte Prozesse, ineffektive Arbeitsweisen und ein geringes Datenschutz-Bewusstsein.

Arbeiten im Homeoffice

Nur in den seltensten Fällen ist das Homeoffice durch eine klare Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geregelt (§2 Abs. 7 ArbStättV). In einer Bitkom-Umfrage im September gaben nur 20 % der 504 befragten Unternehmen an, dass sie bereits vor dem Ausbruch der Corona-Pandemie feste Leitlinien zum Arbeiten im Homeoffice hatten.

Im DAK Gesundheitsreport bestätigten zudem 47 % der über 7000 Befragten, dass ihr Vorgesetzter vor der Pandemie großen Wert darauf legte, dass sie im Betrieb anwesend seien. Demgegenüber stellte jetzt eine Umfrage von Kienbaum und SAP eine neue digitale Dynamik in deutschen Unternehmen fest.

Viele Experten gehen deshalb davon aus, dass die Krise zu einem nachhaltigen digitalen Schub führen wird, der vor allem innovative Onlinelösungen fördern werde. Neben Videokonferenzen und digitalen Softwarelösungen sollten Unternehmen, Organisationen und Behörden deshalb nicht nur für diesen Winter fit im Homeoffice werden.

Die Gefahr von Cyber-Attacken

Schätzungen zufolge beträgt der jährliche Schaden durch Cyber-Attacken weltweit ca. 600 Mrd. Euro. Nur die wenigstens Angriffe werden jedoch publik gemacht. Umso wichtiger ist es, dass in Ihrem Unternehmen eine transparente Kommunikationsform herrscht.

Diese kann gewährleisten, dass sich Mitarbeiter auch trauen mögliche Pannen oder Fehler einzuräumen. Schließlich entstehen gerade im Homeoffice Sicherheitslücken und vermehrte Möglichkeiten zur Täuschung, wenn beispielsweise angebliche E-Mails zur aktuellen Corona-Lage verschickt werden. 

Wer trägt die Verantwortung?

Auch im Homeoffice trägt grundsätzlich der Arbeitgeber die Verantwortung, dass der Datenschutz durch technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet wird. Entsteht jedoch durch eigenes Verschulden des Arbeitnehmers eine Datenpanne, kann dieser in schwerwiegenden Fällen dafür haftbar gemacht werden.

Homeoffice und Datenschutz in Corona-Zeiten: Was gilt es zu klären?

Die heikelsten Daten in Bezug auf mögliche Datenschutzverstöße sind die personenbezogenen Daten. In erster Linie sollte deshalb geklärt werden, welche Mitarbeiter überhaupt ins Homeoffice gehen können und ob es zwingend notwendig ist, dass sie dort mit personenbezogenen Daten arbeiten. In diesem Zusammenhang muss auch die Frage beantwortet werden, ob der Zugriff auf sensible Bereiche des Unternehmensnetzwerks aus dem Homeoffice heraus gesperrt sein sollte.

In jedem Fall ist es wichtig, dass es für Ihre Mitarbeiter eine Ansprechperson im Unternehmen gibt, die ihnen gerade bei technischen Fragen weiterhelfen kann.Weitere Informationen zu personenbezogenen Daten, Geschäftsgeheimnissen und dem generell sicheren Umgang in Bezug auf Datensicherung, Risikominimierung, die Nutzung privater Endgeräte, den Schutz vor Phishing-Mails sowie zur Meldepflicht bei Datenschutzverstößen bekommen Ihre Mitarbeiter in unserer Datenschutz-Schulung.

Ergänzend für den speziellen Umgang im Corona-Office haben wir unsere Schulung „Sicher und produktiv im Homeoffice“entwickelt. 

Was es im Homeoffice zu beachten gibt

Wissen Ihre Mitarbeiter was Trennungspflichten sind? In unserer kostenlosen Corona-Schulung bereiten wir Ihre Mitarbeiter perfekt auf die Arbeit im Homeoffice vor: von der Einrichtung des Arbeitsplatzes, dem Umgang mit Speichermedien und WLAN, der Trennung von persönlichen und beruflichen Inhalten bis hin zur Aufbewahrung wichtiger Dokumente.

Zu schnell passiert es, dass die Vorgaben zum Datenschutz zu Hause nicht beachtet werden: Telefongespräche werden von Familienmitgliedern oder Mitbewohnern mitgehört, für die schnelle Kommunikation greift man zum privaten Messenger oder vertrauliche Papiere bleiben auf dem Küchentisch liegen.

Mithilfe von flexibel abrufbaren Lerninhalten, angereichert mit vielen Beispielen, Animationen und Infografiken schafft unsere Schulung bei Ihren Mitarbeitern ein neues Bewusstsein für das langfristig ausgelegte Arbeiten im Homeoffice.

Unsere Tipps für ein erfolgreiches Arbeiten im Corona-Office:

• Bieten Sie Ihren Mitarbeitern eine gewisse Abwechslung, was die Wahl der Kommunikationskanäle angeht und fördern Sie digitale Arbeitsweisen.
• Gehen Sie selbst mit gutem Beispiel voran und führen Sie innovative Softwarelösungen ein.
• Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass Sie Ihnen vertrauen und Ihre Arbeit wertschätzen. Versuchen Sie nicht, sie zu sehr zu kontrollieren.
• Verdeutlichen Sie den Stellenwert der Compliance-Richtlinien.
• Bieten Sie Weiterbildungsmöglichkeiten an, um Ihren Mitarbeitern das nötige Know-How an die Hand zu geben, um den Schutz betrieblicher Daten und Informationen zu sichern.

Quellenverzeichnis:

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (2020). Telearbeit und Mobiles Arbeiten. Zugriff 09.11.2020. Verfügbar unter https://www.bfdi.bund.de/SharedDocs/Publikationen/Faltblaetter/Telearbeit.html

Beck, C. H. (2020). Arbeiten im Home Office in Zeiten von Corona: Ein Leitfaden zu Home Office und mobilem arbeiten. Emplawyers.

Bitkom (2020). DS-GVO und Corona-Datenschutzherausforderungen für die Wirtschaft. Zugriff am 20.11.2020. Verfügbar unter https://www.bitkom.org/sites/default/files/2020-09/bitkom-charts-pk-privacy-29-09-2020.pdf

Bitkom (2020). Homeoffice in Zeiten der Corona-Pandemie. Zugriff 09.11.2020. Verfügbar unter https://www.bitkom.org/Themen/Corona/Homeoffice-in-Zeiten-der-Corona-Pandemie

DAK Gesundheit (2020). Digitalisierung und Homeoffice in der Corona-Krise. Zugriff 09.11.2020. Verfügbar unter https://www.presseportal.de/pm/50313/4658974

Datenschutzzentrum (2020). Datenschutz: Plötzlich im Home Office – und nun?. Zugriff 09.11.2020. Verfügbar unter https://www.datenschutzzentrum.de/uploads/it/uld-ploetzlich-homeoffice.pdf

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit Rheinland Pfalz (2020). Hinweise zum Datenschutz im Home Office. Zugriff 09.11.2020. Verfügbar unter https://www.datenschutz.rlp.de/fileadmin/lfdi/Dokumente/Hinweise_zum_Datenschutz_im_Homeoffice.pdf

Kienbaum Consultans International GmbH (2020). Daten und Talente. Studie zur HR-Strategie und Organisation 2020. Zugriff am 20.11.2020 unter https://media.kienbaum.com/wp-content/uploads/sites/13/2020/07/Kienbaum_SAP_HRSO_Studie_2020.pdf

Herger, M. (2020). Corona als Chance. Kulmbach: Plassen Verlag

Neue Zürcher Zeitung (2020.) Ein beliebtes Ziel für Cyberattacken. Erschienen am 09.11.2020

Sächsischer Datenschutzbeauftragter (2020). Hinweise zum Datenschutz bei der (Tele-) Heimarbeit / im Home-Office. Zugriff 09.11.2020. Verfügabr unter https://www.saechsdsb.de/147-pandemie/607-datenschutz-bei-der-heimarbeit-bzw-im-home-office